Агентство нерухомості. Підсистема обліку взаєморозрахунків із клієнтами

До нас звернулася компанія, яка здає власні площі в оренду. Потрібно було модернізувати систему обліку взаєморозрахунків із клієнтами.

Ситуація у компанії до впровадження розробки

У компанії систематично відбувалися затримки за розрахунками, оператори припускалися помилок при виставленні рахунків, надходили скарги від орендарів.

Перед командою проекту стояло завдання

Для існуючої системи обліку в компанії розробити підсистему обліку взаєморозрахунків з клієнтами за періодами (місяцями).

Функціонал підсистеми мав:

- фіксувати показники обліку;

- давати покупцю інформацію про нарахуваня, із зазначенням деталей (попередніх та поточних показників лічильників, тарифів, боргу/переплати);

- забезпечувати регулярність відображення нарахувань, щодо споживання послуг;

- вчасно та в повному обсязі формувати взаєморозрахунки з покупцями;

- спростити роботу оператора для забезпечення швидкості виставлення рахунків;

- зменшити кількість помилок людського чинника.

Як реалізовано завдання

Ми створили серію довідників, у яких інформація налаштовувалась одноразово.

Довідник "Вигляд компенсації"

Служить для поділу пристроїв обліку, ведення роздільної тарифікації.
У цьому довіднику прив'язується номенклатура, яка буде відображена у документах відвантаження.
Вноситься початковий тариф, що діє на дату, інші зміни тарифу фіксують документ відвантаження.

У цій картці зберігається вся історія зміни тарифів.

Наприклад:

Водопостачання та водовідведення, Тариф = 10 грн/м3.
Електрика, тариф 2,14 грн кВт/година

Довідник "Пристрій обліку".

Основний довідник системи.
Ключові параметри в ньому:вид компенсації та номер пристрою. Вони відображають всю історію за показниками даного пристрою обліку - від введення початкових показників до відображення операцій нарахування.

Для зручності, крім історії показників лічильника, вказується тариф на момент формування показників.

Документ "Реалізація товарів та послуг” додано закладку пристрої обліку.

При формуванні реалізації контрагента з підв'язаними пристроями обліку заповнюється таблиця попередніх показників пристроїв, виводиться поточний тариф.

Користувачеві потрібно лише внести поточні свідчення, після чого автоматично буде розраховано споживання та сума до сплати. Ця послуга також заповнить табличну частину послуги з розбивкою за номенклатурою компенсації.

Під час проведення документа буде проведено контроль за коректністю заповнення даних на закладці пристрою обліку.

Ситуація в компанії після впровадження розробки

Клієнти почали вчасно отримувати рахунки із деталізацією витрат. Завдяки повній прозорості розрахунків зросла довіра орендарів до компанії. Зменшилися затримки.